10 правил для ділового листування

Багато людей не завжди віддають перевагу спілкуванню по телефону, а вибирають переписку в зручному мессенджері або поштою. Насправді – це дуже важливо! Тим більше, якщо Ви спілкуєтеся з ділових питань, то краще все зафіксувати в електронному вигляді, щоб у Вас був доказ вашого діалогу і обговорення бізнес питань, коли можуть виникнути розбіжності.

А під час віддаленої роботи або ситуації з карантином, який перевів більшу частину співробітників на віддалену працю, то живе спілкування переходить в онлайн і листувань стає набагато більше. Івент агентство Prime Event розповість про основні принципи ділової переписки.

1. Тема та підпис листа.

Якщо Ви відправляєте лист електронною поштою, то вкажіть обов’язково тему листа, щоб Ваш лист напевно дійшов до адресата і не був проігнорований одержувачем.

І ще одна рекомендація – якщо відправляєте важливий лист з відповідною темою, то в цьому листуванні краще не зачіпати інші теми, а створити новий лист з новою темою, щоб не почався хаос листування.

А також обов’язково вкажіть в листі свій підпис – ім’я (ПІБ), контакти, пошту, сайт та іншу важливу інформацію.

2. Грамотність в листуванні.

Слідкуйте за граматикою, пунктуацією і перевіряйте помилки. Це дуже важливо, особливо при діловому листуванні! Більшість людей безграмотність дуже дратує і показує Вас з не найкращого боку.

3. Структуруйте правильно лист.

Люди не люблять читати великі абзаци! Поделіть великого листа на блоки по 3-4 рядки, а заголовки або важливі слова краще виділити жирним або підкреслити. У мессенжер краще відправити кількома короткими повідомленнями, ніж одним великим – так буде співрозмовнику зручніше читати і вловити суть мессенджа.

4. Ім’я співрозмовника.

Для Вашого співрозмовника буде дуже неприємно побачити своє ім’я або прізвище з помилкою. Перевірте краще кілька разів, чи правильно Ви написали ПІБ і обов’язково з великої літери! І якщо Ви спілкуєтеся з ділових питань, а не з колегою або товаришем, то не пишіть ім’я співрозмовника в зменшувально-пестливій формі, це не коректно!

5. Не переходимо на особистості!

Не переходьте на особистості з Вашим співрозмовником, навіть якщо він собі це дозволив, тримайте себе в руках і спілкуйтеся ввічливо, на Ви і без образ. Якщо ж Вам неприємний діалог з боку Вашого співрозмовника, то краще проігнорувати його і перестати з ним спілкуватися або перевести спілкування на когось із колег.

6. Спілкування в робочий час.

Всі в праві на відпочинок і писати в неробочий час – це не дуже коректно, за винятком термінових питань або Вашої домовленості поспілкуватися поза робочий час. Не пишіть після роботи, рано вранці або у вихідні дні.

7. Пояснення про вкладені файли.

Якщо Ви відправляєте документи, фотографії, інші файли, то краще описати в самому листі, що це за файли і дати їм пояснення, щоб не виникло плутанини і нерозуміння з іншого боку.

8. Читабельний шрифт.

У листі Ви можете вибрати стиль шрифту і колір самостійно. Він повинен бути читабельний! Не робіть дуже дрібний шрифт або дуже великий, не виділяйте текст нечитабельним кольором або навпаки дуже яскравим, наприклад червоний – він навіть може дратувати читача!

9. Перевірка листа перед відправкою.

Перед тим, як відправити лист – перечитайте його ще раз і дуже уважно. Адже Ви можете пропустити щось важливе, не помітити якісь помилки або не звернути увагу на автозаміну.

10. Відповідайте на повідомлення.

Для підтримки хороших відносин з колегами, керівництвом або діловим партнером – відповідайте на листи і бажано відразу, як у Вас з’явилася можливість. Листи на які співрозмовник не отримує відповідь, можуть його трохи образити або засмутити, або він може подумати, що лист Вам не дійшов і буде слати повторно або дзвонити для підтвердження про отримання листа.

Якщо Вам потрібно виконати певну роботу, перед відправкою листа у відповідь, наприклад – підготувати кошторис, звіт, інші документи… то краще написати відразу у відповідь, що Ви отримали лист і займаєтеся цим питанням і зможете відправити інформацію ближче до «часу» – і бажано написати орієнтовний час, коли Ви плануєте відповісти.

P.S.: Ми рекомендуємо вести важливі листування поштою, адже в месенджерах буде складніше знайти потрібне повідомлення, а також з месенджера можна видаляти повідомлення, що не можна зробити в пошті.

Запис телефонних розмов: коли це законно, а коли – ні

Чи законно записувати телефонні розмови для подальшого їх розповсюдження? Цим питанням, як не дивно, доволі часто цікавляться українці у соціальних мережах та на різноманітних форумах.

Про те, коли записи телефонних розмов можна здійснювати, а коли – ні, а також про те, як це робити для особистих цілей – читайте у нашому матеріалі нижче.

Отож. Згідно статті 31 Конституції України, кожному громадянину нашої країни гарантується таємниця телефонних розмов.

Записувати розмову можна лише з дозволу особи, з якою ведуться переговори (саме тому оператори всіх великих компаній та call-центрів на початку бесіди з клієнтом обов’язково попереджають про запис телефонної розмови).

Однак у разі відмови – це допустимо лише за визначенням слідчого судді в рамках кримінального розслідування.

“Запис та подальша його публікація без згоди буде порушенням конституційних прав людини. В майбутньому особа може звернутись до суду з вимогою про видалення оприлюдненого запису, а у випадку порушення її честі, гідності чи ділової репутації, вона матиме право стягнути з вас завдану шкоду. У суді таємний запис розмови не буде вважатись належним та допустимим доказом, оскільки зібраний всупереч нормам чинного законодавства з порушенням конституційних прав людини, що не є допустимим”, – йдеться на Facebook-сторінці “Освітньої асамблеї”.

Таким чином, якщо ви, наприклад, таємно запишете погрози сусіда, який у грубій формі обіцяє вас “прикінчити” за те, що ваш пес з’їв його курей, то з великою ймовірністю суд відмовить у прийнятті запису як доказу. Адже це – таємний запис приватної розмови двох осіб.

Ілюстративне фото (pexels.com)

Але. Юрист-кримінолог Анна Маляр радить: якщо в записах є ознаки злочину якоїсь з дійових осіб, то з ними можна звернутись до поліції.

“Правоохоронці почнуть розслідування, а сказане чи записане на відео можна буде довести вже у законний спосіб”, – цитує експерта “Радіо Свобода”.

Коли записувати телефонну розмову можна?

Є випадки, коли записувати співрозмовника можна.

Наприклад, якщо ви “пишете” розмову для власного користування: інструктаж по роботі, домашнє завдання, чи просто якась корисна інформація.

Це не буде порушенням до того моменту, доки ви не надумаєте опублікувати запис без згоди особи, яка вам надавала цю інформацію.

А як же працюють спецслужби і журналісти?

На рівному місці працівники спецслужб теж не можуть просто взяти і почати прослуховувати людей, а тим паче – оприлюднювати записи.

Але є одне суттєве уточнення: перед проведенням прихованих відео- та аудіозаписів спецслужби отримують на це дозвіл.

“Для прослуховування телефонів має бути санкція суду, а от щодо негласних слідчих дій рішення приймає слідчий, прокурор, а у випадках, передбачених Кримінально-процесуальним кодексом, – слідчий суддя за клопотанням прокурора або за клопотанням слідчого, погодженого з прокурором”, – пояснює юрист-кримінолог.

Дозволи на проведення таких дій надаються, щоб запобігти злочинові чи з’ясувати істину під час розслідування кримінальної справи, якщо іншими способами одержати інформацію неможливо.

Також варто зауважити, що збір інформації журналістами регламентується законом “Про інформацію”, який має свої запобіжники і умови, за яких інформація може бути оприлюднена.

Як записати розмову на телефон для власних цілей?

Сьогодні майже всі нові гаджети втратили функціонал запису вхідних та вихідних дзвінків. Адже у багатьох країнах запис телефонних дзвінків є незаконним, а використання різних додаткових пристроїв може навіть прирівнюватися до шпигунства. Тому великі корпорації вирішили не ризикувати.

Тому, якщо ви все ж хочете записати, наприклад, лекцію чи якісь указання, то найпростіше це зробити за допомогою іншого смарт-пристрою з диктофоном.

Все що вам потрібно буде зробити:

• подзвонити зі свого iPhone або Android (чи прийняти виклик)
• увімкнути гучний зв’язок
• включити диктофон на іншому смартфоні і записати розмову.

Існують також різноманітні додаткові гаджети, які, щоправда, коштують недешево. А ще, звісно, є купа додатків, які можна навіть безкоштовно завантажити на смартфон. Але трапляється, що вони сильно нівечать якість розмови, або взагалі несанкціоновано передають інформацію з вашого пристрою третім особам. Тому використовувати їх не бажано.

А найкраще, напевно, – попросити співрозмовника надиктувати вам послання у аудіоповідомленні. Це можна зробити у будь-якому месенджері. Звісно, якщо повідомлення – не безкінечне.

Нагадаємо, що опубліковані журналістами Bihus.Info записи розмов Віктора Медведчука, які наробили багато шуму, долучили до кримінальних проваджень проти скандального нардепа.