Оформлення подорожніх листів

Сільська сімейна лабораторія, що обслуговує декілька населених пунктів, орендує легковий автомобіль «Таврія». У кошторисі організації не передбачені асигнування на придбання пально-мастильних матеріалів за КЕКВ 1131, а бензин придбавався за рахунок добровільних пожертвувань пацієнтів.

Як правильно в такому разі оформляти подорожні листи та вести облік використаного пального?

Для бюджетних організацій ситуація, коли за рахунок добровільних пожертвувань здійснюється придбання матеріальних цінностей, зокрема пально-мастильних матеріалів, не є винятковою.

Усі види добровільної безоплатної допомоги, передача будь-яких видів майна, благодійні внески, гранти та подарунки, у тому числі внески від спонсорів та меценатів є

власними надходженнями бюджетних установ. Згідно з Переліком груп власних надходжень бюджетних установ, вимог щодо їх утворення та напрямів використання, затвердженим постановою КМУ від 17.05.2002 р. № 659, такі надходження належать до першої підгрупи другої групи власних надходжень.

Оскільки на початку бюджетного року при складанні та затвердженні кошторису бюджетна установа не може передбачити, коли та в якій сумі протягом року буде отримано благодійну допомогу, такі кошти в кошторисі не плануються. Тому після отримання будь-яких власних надходжень, які не було заплановано кошторисом (у цьому випадку — благодійних внесків), бюджетній установі необхідно внести

зміни до спеціального фонду кошторису за іншими власними надходженнями.

Зміни до кошторису вносять з урахуванням вимог, передбачених

пп. 47 і 49 Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджених постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228, та наказом Міністерства фінансів «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету» від 28.01.2002 р. № 57.

Такі зміни розпорядники бюджетних коштів уносять до спеціального фонду кошторису за власними надходженнями на підставі

довідки Держказначейства про підтвердження надходжень на спеціальні реєстраційні рахунки, відкриті в органах Держказначейства, та довідки про внесення змін до кошторису. При цьому відповідні зміни до бюджетного розпису за спеціальним фондом бюджету вносити не потрібно. Бюджетні установи в обов’язковому порядку подають до своєї вищої за рівнем організації копії затверджених довідок про внесення змін до спеціального фонду кошторису за власними надходженнями, завірені відповідним органом Держказначейства. Слід також урахувати, що отримання благодійної допомоги, як і будь-яка інша господарська операція, має бути оформлено відповідними документами.

Зокрема, якщо добровільні пожертвування надходять до каси установи у вигляді готівки, то вони мають бути

своєчасно (у день їх отримання) та в повній сумі оприбутковані відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ від 15.12.2004 р. № 637. Для цього на суму внесених готівкових коштів установі необхідно оформити прибутковий касовий ордер та зробити відповідні записи в касовій книзі.

І ще один важливий момент. Бюджетні установи при отриманні готівки до каси повинні спочатку перерахувати ці кошти на спеціальний реєстраційний рахунок з обліку власних надходжень. Такі кошти зараховуються на балансовий рахунок 3125 «Рахунок для зарахування до спеціального фонду державного бюджету власних надходжень бюджетних установ» за кодом класифікації доходів 25020100 «Благодійні внески, гранти та подарунки, отримані бюджетними установами». І лише після цього установа має право зареєструвати зобов’язання за цими коштами, отримати з рахунка необхідну суму готівки та витратити її на господарські потреби (КЕКВ 1131) згідно із затвердженим кошторисом.

Такий порядок витрачання готівки пояснюється вимогами

п. 11.3 Порядку обслуговування державного бюджету за видатками та операціями з надання та повернення кредитів, наданих за рахунок коштів державного бюджету, затвердженого наказом Держказначейства від 25.05.2004 р. № 89, п.п. 4.7.2 Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженого наказом Держказначейства від 04.11.2002 р. № 205, та п. 2.2 Інструкції з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ, затвердженої наказом Держказначейства від 26.12.2003 р. № 242.

Тепер перейдемо до питання оформлення подорожніх листів та списання витрачених пально-мастильних матеріалів.

Експлуатація будь-якого виду транспортних засобів має здійснюватися з використанням відповідної первинної транспортної документації. Так, для обліку роботи легкового транспортного засобу та списання витрачених пально-мастильних матеріалів застосовується

подорожній лист службового легкового автомобіля типової форми № 3, яку затверджено Інструкцією про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи, затвердженою наказом Держкомстату від 17.02.98 р. № 74 (далі — Інструкція № 74).

На сьогодні цей документ не вважається бланком суворого обліку, а отже, може оформлятися на звичайних бланках, виготовлених друкарським способом або установою самостійно (наприклад, роздрукованих на комп’ютері).

Подорожній лист оформляється тільки на один робочий день (зміну) та видається за умови повернення водієм подорожнього листа за попередній день роботи. У деяких випадках подорожній лист може оформлятися на триваліший строк. Наприклад, у разі направлення водія у відрядження подорожній лист видається на строк такого відрядження.

Видача подорожнього листа реєструється в спеціальному журналі. Для цих цілей ведеться журнал обліку руху подорожніх листів, в якому вказується така інформація:

— дата видачі подорожнього листа;

— номер подорожнього листа;

— прізвище та ініціали водія;

— підпис водія при отриманні подорожнього листа;

— дата повернення подорожнього листа;

— підпис відповідальної особи.

При видачі подорожніх листів відповідальна особа перевіряє за журналом повернення водієм подорожнього листа, виданого за минулий робочий день.

Ураховуючи, що чинним законодавством не передбачено типової форми журналу обліку подорожніх листів, установи та організації можуть вести такий журнал у довільній формі (в якому вказують перелічені реквізити, а за необхідності можуть уводити й додаткові графи).

Розглянемо порядок заповнення подорожнього листа службового легкового автомобіля за формою № 3.

Перед видачею водію подорожнього листа

на його лицьовому боці у верхньому лівому кутку ставиться печатка (штамп) установи.

Під назвою записується номер подорожнього листа та дата його видачі (число, місяць, рік), які повинні відповідати номеру і даті реєстрації подорожнього листа в спеціальному журналі. Далі вказуються вид роботи, яку виконує водій (робота в будні дні, відрядження, робота у вихідні дні тощо); марка, державний та гаражний номери автомобіля; прізвище, ініціали, номер посвідчення та табельний номер водія, який отримує подорожній лист, а також номер колони і бригади, до складу яких входять автомобіль та водій.

На підставі завдань керівництва установи заповнюється

розділ I «Завдання водієві»:

графі 1 зазначаються найменування та адреса замовника, до якого має прибути автомобіль для виконання завдання, або прізвище, ініціали і посада відповідальної особи установи, у розпорядження якої надається автомобіль;

графі 2 — час прибуття автомобіля до замовника;

графі 3 — час відправлення транспортного засобу від замовника.

розділі III «Рух пального» у рядку 11 диспетчер чи інша відповідальна особа записує кількість пального, що залишилася в баку автомобіля, на підставі даних попереднього подорожнього листа (рядок 12).

Перевірку посвідчення водія, видачу завдання та достовірність даних заповненого ним подорожнього листа відповідальна особа підтверджує власним підписом у рядку «

Посвідчення водія перевірив, завдання видав».

До виїзду автомобіля з гаража

розділ II «Робота водія та автомобіля» заповнюється так:

рядку 4 записуються показання спідометра при виїзді автомобіля з гаража;

рядку 6 — фактичний час (год, хв) виїзду автомобіля з гаража.

Розділ «Рух пального»

заповнює та підтверджує власним підписом заправник із зазначенням:

рядку 8 — марки пального;

рядку 9 — коду марки;

рядку 10 — кількості пального, виданого для виконання завдання.

рядку «Водій за станом здоров’я до керування автомобіля допущений, лікар» медичний працівник, який виконує передрейсовий медичний огляд, своїм підписом підтверджує можливість допуску водія за станом здоров’я до керування автомобілем.

рядку «Виїзд дозволено, механік» механік, який відповідає за технічну справність автомобіля, ставить своє прізвище і підпис.

рядку «Автомобіль прийняв» водій своїм підписом засвідчує прийняття автомобіля технічно справним та отримання завдання.

Після виконання завдання відповідальна особа, у чиє розпорядження було надано автомобіль, у відповідному рядку на зворотному боці подорожнього листа підписом і штампом підтверджує виконання обслуговування.

рядку «Особливі відмітки» відповідні записи виконують представники органів Державтоінспекції та інших уповноважених на це органів у разі порушення водієм Правил дорожнього руху або зміни маршруту руху внаслідок непередбачених причин для виконання спеціального завдання. Зауваження щодо якості обслуговування записуються також відповідальною особою, у чиє розпорядження було надано автомобіль.

Після повернення автомобіля до гаража

в подорожньому листі роблять такі записи:

— визначається залишок пального при поверненні автомобіля до гаража та заповнюється

рядок 12 розділу III «Рух пального»;

рядку «Автомобіль здав» водій підписом підтверджує здавання автомобіля в технічно справному (несправному) стані;

рядках 5 і 7 розділу II «Робота водія та автомобіля» вказуються показання спідометра та фактичний час повернення автомобіля до гаража (год, хв).

Оформлений у такий спосіб подорожній лист передається диспетчеру або іншій відповідальній особі для подальших розрахунків транспортної роботи, вартості послуг та заробітної плати водія.

розділу IV «Результати роботи автомобіля» виконується так:

графи 13 «Витрати пального за нормою» визначають виходячи із загального пробігу автомобіля, норми витрати пального на пробіг та коефіцієнта зміни норми витрат залежно від умов експлуатації автомобіля. Нормативна витрата ПММ визначається за Нормами витрат палива і мастильних матеріалів для автотранспорту, затвердженими наказом Міністерства транспорту від 10.02.98 р. № 43;

графи 14 «Витрати пального фактично» визначаються за такою формулою:

Фактична витрата пального

Залишок пального в баку при виїзді з гаража

Кількість заправленого пального

Залишок пального в баку при поверненні до гаража

Інакше кажучи, фактична витрата пального дорівнює сумі залишку пального в баку транспортного засобу при виїзді з гаража (

графа 11 розділу III) та виданого пального (графа 10 розділу III) мінус залишок пального при поверненні автомобіля до гаража (графа 12 розділу III);

графи 15 «Загальний пробіг» дорівнюють різниці між показаннями спідометра при поверненні автомобіля до гаража (графа 5 розділу II) та перед його виїздом з гаража (графа 4 розділу II);

графи 16 «Час у наряді» дорівнюють різниці між даними фактичного часу повернення автомобіля до гаража (графа 7 розділу II) та виїзду його з гаража (графа 6 розділу II) за виключенням часу на обідню перерву водія. Цілодобові простої автомобіля у зв’язку з бездоріжжям, технічні несправності та інші подібні причини не враховуються;

графи 17 «Розрахунок вартості послуг» та графи 18 «Розрахунок зарплати водієві» визначаються згідно з діючими розцінками на підставі даних про результати роботи автомобіля (графи 15 і 16) та підтверджуються підписом таксувальника, який виконав розрахунок. Достовірність розрахунків у подорожньому листі після їх перевірки підтверджується підписом бухгалтера установи.

п. 1.4 Інструкції № 74 бланки подорожніх листів службових легкових автомобілів зберігаються на складі установи та видаються під підпис особі, відповідальній за оформлення та видачу подорожніх листів.

Списання використаних бланків подорожніх листів, виготовлених друкарським способом, придбаних установою за плату та оприбуткованих за даними бухгалтерського обліку, здійснюється щоквартально за актом із зазначенням їх кількості, який затверджується керівником установи.

Списання таких бланків оформляється в порядку, установленому для списання звичайних матеріальних цінностей,

Актом списання за типовою формою № З-2, затвердженою наказом Держказначейства від 18.12.2000 р. № 130. Такий акт складає комісія, призначена наказом керівника бюджетної установи. Акт списання складають у двох примірниках, перший передається до бухгалтерії, а другий залишається у матеріально відповідальної особи.

Списання використаного пального здійснюється залежно від загального пробігу службового автомобіля.

Докладно операції з придбання та списання ПММ у бюджетних установах висвітлювались у матеріалах, опублікованих у газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2007, № 41, 45.

Розглянемо на прикладі порядок відображення операцій з надходження благодійних внесків та придбання за ці кошти пально-мастильних матеріалів.

Бюджетною установою протягом місяця було отримано благодійні внески на загальну суму 12000 грн. (у тому числі готівковими коштами до каси — 5000 грн., безготівковим шляхом — 7000 грн.). За рахунок цих коштів придбано пально-мастильні матеріали для заправлення легкового автомобіля на 6000 грн. (у тому числі ПДВ — 1000 грн.). Бензин витрачено в межах норм витрат та списано на підставі подорожніх листів.

У бухгалтерському обліку ці операції відображають такими записами:

Зміст господарської операції

Подорожній (шляховий) лист: як правильно його оформити

Коли підприємство використовує автомобілі в своїй господарській діяльності, виникає питання про оформлення роботи цих транспортних засобів. В даній статті розглянемо, які первинні документи можна використовувати для цієї цілі.

Наразі діючими нормативними документами не встановлена конкретна форма подорожнього (шляхового) листа. Це підтверджується, наприклад, у рішенні Верховного Адміністративного Суду від 21 вересня 2017 року у справі № 820/924/16, де зазначено, що посилання на подорожні листи будь-яких автотранспортних засобів, включаючи вантажні автомобілі, було вилучено з текстів законів України «Про автомобільний транспорт», «Про дорожній рух» та «Про поліцію». Таким чином, підприємства, які використовують автотранспортні засоби, мають право не видавати водіям подорожні листи. За необхідності, підприємства самостійно вирішують питання щодо використання таких листів у своїй господарській діяльності.

Однак, якщо форма подорожнього листа не встановлена, яким документом тоді оформлювати роботу автомобіля?

У пункті 2.7 Положення № 88 (Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене Наказом Міністерства фінансів від 24 травня 1995 року № 88) зазначено, що:

• первинні документи повинні бути складені на бланках типових або спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади;
• при необхідності документування господарських операцій може здійснюватись за допомогою самостійно виготовлених бланків, які мають містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

Отже, якщо конкретна форма подорожнього листа не визначена, потрібно самостійно виготовити документ, який містить обов’язкові реквізити.

Колишня форма подорожнього листа: як її використовувати

Якщо вам потрібно оформити документ для фіксації роботи автомобіля і ви не хочете створювати нову форму з нуля, можна використати скасовану форму подорожнього листа як зразок для створення власної форми.

Таку можливість підтверджується, наприклад, у листі Міністерства інфраструктури від 23 квітня 2013 року № 4492/25/10-13, де зазначено, що подорожній лист є основним документом первинного обліку роботи автотранспортних засобів, що підтверджує витрати, пов’язані з перевезеннями, і який використовується для бухгалтерського обліку відповідних господарських операцій, зокрема списання палива та мастил. Однак, оскільки такі форми скасовані, підприємства мають право використовувати самостійно виготовлені бланки.

Отже, можна створити власну форму первинного документа або ж використовувати скасовані бланки.

На нашу думку, скасовані бланки є зручними первинними документами, оскільки вони містять всю необхідну інформацію, що описує господарську операцію з роботи автомобіля.

Форма подорожнього листа для легкового автомобіля та Інструкція про порядок його застосування були затверджені наказом Держкомстату від 17 лютого 1998 року № 74. Однак, цей наказ втратив чинність згідно з наказом Державної служби статистики від 19 березня 2013 року № 95.

Форма подорожнього листа для вантажного автомобіля була затверджена спільним наказом Міністерства транспорту та Державної служби статистики від 29 грудня 1995 року № 488/346. Однак, цей наказ втратив чинність згідно зі спільним наказом Міністерства інфраструктури та Міністерства торгівлі від 10 грудня 2013 року № 1005/1454.

Порядок заповнення подорожнього листа для вантажного автомобіля визначався Інструкцією, затвердженою спільним наказом Державної служби статистики і Міністерства транспорту від 7 серпня 1996 року № 228/253. Ця Інструкція також скасована спільним наказом Держкомстату і Мінтрансу від 3 листопада 2006 року № 507/1059.

Тому підприємство може взяти скасовану форму подорожнього листа та затвердити її власним наказом керівника. Крім того, на основі скасованих інструкцій можна розробити власний порядок заповнення подорожнього листа та також затвердити його наказом керівника підприємства.

Зазначені форми містять всі обов’язкові реквізити, які повинен містити первинний документ. Крім того, вони містять додаткові реквізити, які відображають специфіку роботи автомобіля. Тому їх можна використовувати без будь-яких змін.

Проте, на нашу думку, якщо в діяльності конкретного підприємства відсутня інформація, що наведена в реквізитах зазначених форм, такі реквізити можна прибрати, затвердивши подорожній лист без них. Проте, під час перевірки з боку податкової служби можуть виникнути дискусії щодо використання скасованих форм подорожніх листів, якщо всі відповідні реквізити не будуть використовуватись. Потрібно враховувати це.

Наприклад, подібна ситуація розглядалася у постанові Вищого суду від 11 листопада 2021 року у справі № 420/3745/20. У цьому конкретному випадку суд підтримав підприємство, зазначивши, що вимога відповідача (податкової служби) щодо обов’язкового включення в подорожні листи інформації, яка передбачена Наказом № 74, не ґрунтується на чинних нормативних актах і не може бути підставою для нарахувань.

Також у постанові Вищого суду від 9 листопада 2021 року у справі № 817/1629/15 спростовано думку податкової служби про те, що підприємство повинно застосовувати форму подорожнього листа, затверджену Наказом № 74. Суд зазначив, що цей Наказ втратив чинність. Тому підприємство може використовувати самостійно виготовлені бланки подорожніх листів.

Далі ми наведемо основні особливості складання подорожніх листів, згідно з нормами скасованих інструкцій. При розробці власних інструкцій підприємство може використати їх як основу.

Подорожні листи містять інформацію про роботу автомобіля (пробіг, маршрут, дані про водія, дані про автомобіль) та про використання палива (залишки на початок, на кінець дня, заправки за день, кількість витраченого палива за день). Таким чином, подорожній лист є первинним документом, який фіксує господарську операцію з роботи автомобіля та списання палива.

Наприклад, якщо за подорожнім листом автомобіль підприємства постачав товари до магазинів (покупців) відповідно до угод, де доставка товару здійснюється продавцем за свій рахунок, і витрати на паливо складали 16 літрів, то на підставі цього первинного документа (подорожнього листа) потрібно списати вартість 16 літрів палива на рахунок 93 «Витрати за збут».

Переказувальний документ оформлюється протягом одного робочого дня або на кілька днів, якщо водій здійснює міжміські перевезення тривалістю понад одну добу.

Цей документ записується в диспетчерському журналі.

У переказувальному документі міститься позначка лікаря про дозвіл водія на керування автомобілем залежно від його стану здоров’я.

Якщо на підприємстві є диспетчер і механік, їх підписи з’являться в переказувальному документі. Диспетчер підтверджує видачу заповненого переказувального документа водію, а механік підтверджує дозвіл на виїзд та прийняття автомобіля після повернення з поїздки.

Цей первинний документ складається самостійно.

Переказувальний документ повинен містити обов’язкові реквізити згідно зі статтею 9, частиною 2 Закону про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні (Закон України від 16.07.1999 р. № 996-XIV):

• назву документа (форму);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, а також одиницю виміру господарської операції;
• посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру господарської операції та методів обробки облікової інформації, до первинних документів можуть додаватися додаткові реквізити, такі як печатка, номер документа, підстава для здійснення операції і т.д.

Розглянемо деякі реквізити та особливості складання переказувального документа для оформлення роботи автомобіля

Який період може охоплювати такий документ.

Первинні документи є основою для бухгалтерського обліку господарських операцій (частина 1 статті 9 Закону про бухгалтерський облік).

Господарська операція — це дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів, зобов’язань та власного капіталу підприємства (стаття 1 Закону про бухгалтерський облік).

Це означає, що переказувальний документ складається для кожної окремої господарської операції (дії або події).

Закон про бухгалтерський облік не встановлює обмежень щодо розміру дії або події, яка має бути оформлена окремим первинним документом.

Наприклад, згідно скасованих інструкцій, згаданих раніше, переказувальні документи оформлювалися для кожної зміни (робочого дня). Іншими словами, інструкції визначали робочий день як одну окрему господарську операцію, яка оформлюється переказувальним документом.

З нашого боку, цей варіант є найбільш оптимальним для більшості робіт, які виконуються автомобільним транспортом.

З іншого боку, цей варіант не є обов’язковим.

Згідно з частиною 5 статті 9 Закону про бухгалтерський облік, господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Мінімальний звітний період для бухгалтерського обліку — місяць. Тому можна зробити висновок, що максимальний розмір дії або події, який може бути оформлений окремим переказувальним документом, становить місяць.

Тобто, підприємство може вибрати будь-який період для складання переказувального документа, включаючи день, тиждень, декаду та інше. На нашу думку, якщо автомобіль виконує однотипну роботу протягом усього місяця, зручніше складати переказувальний документ на місяць (див. зразок).

Зразок Звіту про роботу автомобіля

ТОВ «Промінь» Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 13476854 Затверджено: Директор ПІДПИС Абраменко К.В. 13.11.2022 Звіт про роботу автомобіля за жовтень 2022 на легковому автомобілі ГАЗ-3110-101, державний номер КА 4316 ОН Протягом місяця автомобіль використовувався з адміністративною метою — перевезення працівників адміністрації для виконання їх службових обов’язків (поїздки в межах міста). Показники спідометра (кілометри) на: — початок місяця 65450; — кінець місяця 66350. Пробіг за місяць — 900 км (65350 — 64450). Залишок палива (бензин А-92, літри) в баці автомобіля на: — початок місяця 1,3; — кінець місяця 35,1. Заправлено палива за місяць (згідно з даними авансових звітів) — 140 літрів. Витрачено палива за місяць — 106,2 літра (1,3 + 140 — 35,1). Підлягає списанню як витрати — 106,2 літра (сто шість цілих, дві десятих). Звіт склав: Водій ПІДПИС Калугін А.В.

Чи обов’язково зазначати маршрут і ціль поїздки

Переказувальний документ повинен містити обов’язкові реквізити, включаючи зміст та обсяг господарської операції та одиницю її виміру.

Кількість виконаної транспортної роботи у кілометрах визначається за маршрутом, а ціль поїздки вказує на спрямованість використання автомобіля і впливає на характер витрат та обліку списання витрат, таких як амортизація автомобіля, використане паливо, заробітна плата водія з урахуванням інших факторів.

Наприклад, згідно з пунктом 3.1.1 Інструкції № 228/253, у подорожньому листі зазначаються наступні дані:

• у рядку «Маршрут руху» — основні пункти (міста), через які пролягає маршрут від пункту відправлення до пункту призначення автомобіля;
• у рядку «Пункти відпочинку» — пункти зупинки для відпочинку водіїв у прямому і зворотньому напрямках під час виконання завдання;
• у розділі «Завдання водію» у відповідних графах записуються:
• найменування замовника, до якого автомобіль повинен прибути для виконання завдання;
• пункти навантаження та розвантаження автомобіля;
• відстань між пунктами навантаження та розвантаження, що визначається на основі таблиць відстаней, затверджених в установленому порядку;
• найменування вантажу та його маса (брутто) в тоннах або кількість в штуках, які підлягають перевезенню.

Таким чином, на нашу думку, маршрут і ціль поїздки слід обов’язково зазначати у первинному документі. Якщо переказувальний документ (наприклад, акт, подорожній лист) складається на кілька днів (наприклад, на місяць), маршрут і ціль, зазвичай, зазначаються щоденно. Однак, у випадку однотипного маршруту та цілі, ці реквізити можуть бути зазначені одним рядком за весь період (див. приклад, наведений вище).

Крім того, в первинному документі, яким оформлюється робота автомобіля, повинні бути вказані показники для списання палива, такі як залишки палива, показники спідометра на початок і кінець періоду, за який складений документ, а також кількість отриманого та витраченого палива та пробіг в кілометрах.

Іноді податкові органи можуть не визнати витрати на основі подорожніх листів без зазначення маршруту. Наприклад, подібна ситуація розглядалася у постанові Верховного Суду від 2 червня 2022 року у справі № 160/70/19.

Податкова організація не визнавала витрати, оскільки в подорожніх листах було відсутнє зазначення маршруту транспортування, адреси продавця або магазину, що ускладнювало визначення пробігу транспортного засобу та кількості використаного палива.

Однак суд підтримав підприємство, зазначивши, що у цій конкретній справі, незважаючи на певні недоліки в подорожніх листах, дату, час маршруту руху автомобіля, пробіг, відстань до замовників тощо можна чітко встановити.

Як бачимо, відсутність зазначення маршруту руху може призводити до конфліктів з податковими органами. Це зрозуміло, оскільки, як ми вже з’ясували, це є обов’язковим реквізитом первинного документа. Тому ще раз підкреслюємо, що маршрут руху слід обов’язково зазначати у первинному документі, яким оформлюється робота автомобіля.

У постанові Верховного Суду від 20 липня 2021 року у справі № 620/1635/20 розглядалася ситуація, коли податкова організація заперечувала використання автомобіля в господарській діяльності підприємства на підставі відсутності зазначення маршруту руху в подорожніх листах. Суд не підтримав цю позицію, зазначивши, що в цьому конкретному випадку є договір фінансового лізингу та наказ підприємства про закріплення автомобіля. За думкою суду, ці документи підтверджують використання автомобіля в господарській діяльності.

Іноді в подорожніх листах (або інших подібних документах) можуть бути зазначені маршрут і пройдений кілометраж, але цей кілометраж може не відповідати кілометражу, визначеному на основі географічних карт. На нашу думку, такий первинний документ є помилковим, а отже, паливо, витрачене на такий маршрут, не може бути списано без належних підстав.

Подібна ситуація розглядалася у постанові Верховного Суду від 12 травня 2020 року у справі № 813/4618/15. У цій конкретній справі податкова організація при перевірці встановила кілометраж за маршрутом на основі карти автомобільних доріг України та Європи, яка є загальнодоступною в Інтернеті. Однак суд вказав, що інформація, отримана з Інтернету, не є достатнім доказом згідно з процесуальним законодавством. З цієї причини суд відхилив позицію податкової організації і підтримав підприємство. Зауважимо, що податкова організація, ймовірно, була права щодо суті, але заплуталася в юридичній чистоті своїх доказів.

Чи можна списувати витрачене паливо автомобілем на підставі актів списання, в яких відсутня інформація про маршрут, кілометраж та час виконання транспортної роботи, а також про мету поїздок?

На це питання можна знайти відповідь у постанові Верховного Суду від 9 березня 2021 року у справі № 160/3026/19.

Підприємство списувало паливо на підставі таких актів, в яких просто зазначалася кількість використаного палива.

На нашу думку, такі акти не містять всіх обов’язкових реквізитів первинного документа, який має оформлятися для роботи автомобіля. Ми вже обґрунтували цю думку раніше.

Однак суд вирішив інакше. Він вказав, що чинне бухгалтерське законодавство не встановлює обов’язкової форми акту на списання, і використання подорожніх листів не є обов’язковим. Тому підприємство може списувати паливо на підставі самостійно розробленого документа, такого як акт. При цьому суд додав, що використання палива в господарській діяльності також підтверджується іншими документами, такими як договори постачання нафтопродуктів, картки, квитки на паливо, витратні накладні постачальника палива, чеки РРО, журнали обліку палива, які веде підприємство, договори оренди автомобілів, на які списувалося паливо.

Отже, при наявності відповідних доказів підтвердження використання палива в господарській діяльності, можна списувати витрати на підставі актів списання, навіть якщо в них відсутня інформація про маршрут, кілометраж, час виконання транспортної роботи та мету поїздок.

Суд вважає, що враховуючи всі ці документи, достатньо для списання пального, яке використовується в господарській діяльності підприємства.

Проте рішення суду є спірним, але може бути використане підприємствами, які опинилися в подібній ситуації та намагаються захистити свої права.

Однак, ми не рекомендуємо використовувати такі висновки як основу для списання пального на підставі такого «неповного» акту.

Чи потрібно зазначати медичний огляд у первинному документі?

Відповідно до Положення № 65/80 «Про медичний огляд кандидатів у водії та водіїв транспортних засобів» (затвердженого спільним наказом МОЗ і МВС від 31.01.2013 року № 65/80):

Результати передрейсового та післярейсового медичного огляду заносяться до Журналу щоденного передрейсового та післярейсового медичних оглядів водіїв за формою, передбаченою додатком 3 до цього Положення.
Медичний працівник заповнює всі графи Журналу, а водій ставить свій підпис у графі «Підпис водія про відсутність скарг».
Якщо є дорожній лист, медичний працівник робить відповідні записи щодо стану здоров’я водія транспортного засобу.
Отже, результати медичного огляду повинні бути занесені до відповідного Журналу. Якщо є дорожній лист, необхідно також робити відповідні записи в ньому. Якщо замість дорожнього листа використовується інший документ, записи не є обов’язковими.
Чи повинен водій мати при собі подорожній лист під час автоперевезень?

Ні, згідно чинного законодавства не передбачено обов’язку мати при собі подорожній лист під час здійснення автоперевезень.

Проте, при перевірках відмітки можуть бути зроблені в подорожньому листі, якщо він наявний.

Наприклад, це передбачено під час рейдової перевірки на дорозі згідно з Порядком № 1567 «Про проведення рейдових перевірок (перевірок на дорозі)», затвердженим Постановою КМУ від 08.11.2006 року № 1567. У листі зазначаються дата, час, місце перевірки, прізвище, робота, посада, номер службового посвідчення та підпис особи, яка здійснює перевірку.

Списання ПММ: оформлення та облік

Щоб списати ПММ, бухгалтерові треба знати, скільки їх фактично було витрачено за звітний період. І для фіксації фактичної витрати ПММ, і для обліку списаних ПММ однозначно будуть потрібні первинні документи, оформлені згідно з вимогами ст. 9 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV (далі – Закон № 996). Типові форми таких документів законодавчо не затверджені, але ці форми можна розробити самостійно. Про те, на що при цьому слід зважити і як відобразити в обліку операції зі списання ПММ у межах установлених норм і в разі відхилення від них у більший або менший бік, розповімо в цій статті.

Як оформити фактичну витрату ПММ

Для щоденного обліку фактичної витрати ПММ потрібний первинний документ. Раніше для цієї мети застосовувалися дорожні листи типових форм, затверджених:

• для легкових автомобілів – наказом Держкомстату від 17.02.98 р. № 74 (форма № 3);
• для вантажних автомобілів – наказом Мінтранспорту та Мінстату від 29.12.95 р. № 488/346 (форма № 2-ТН).

У 2013 році типові форми дорожніх листів були скасовані. Але це не означає, що без первинки такого роду взагалі можна обійтися. Ці документи, що називається, прижилися на практиці, вони, як і раніше, зручні для обліку роботи водія і витрати пального. Плюс скасування типових форм у тому, що тепер форму дорожнього листа підприємство може розробити самостійно, у тому числі на базі скасованих типових форм, зробивши її максимально інформативною і позбувшись непотрібних реквізитів.

Нагадуємо! Форми дорожніх листів затверджуються наказом по підприємству.

На додаток до дорожнього листа дані про фактичну витрату ПММ можна отримати із системи контролю за роботою автомобіля, наприклад за датчиками палива в баку (докладніше про сучасні технологічні рішення в цій сфері див. «За якими нормами списувати ПММ»).

Які реквізити підприємству варто включити до форми дорожнього листа?

Ось примірний перелік реквізитів дорожнього листа:

• назва документа (форми);
• найменування підприємства, від імені якого складений документ;
• дата складання;
• марка і держномер автомобіля;
• П. І. Б. водія;
• маршрут поїздки (адреси призначення). До речі, маршрути можна затвердити окремим документом, а в реквізитах дорожнього листа зазначати тільки номер маршруту;
• мета поїздки. Якщо передбачається перевезення вантажів, то можна в окремій графі зазначати номер ТТН і видаткової накладної;
• дані про початок і закінчення роботи автомобіля (час виїзду з гаража і повернення до гаража, відповідні показання одометра і загальний кілометраж маршруту);
• дані про рух пального в баку (у літрах): марка пального, залишок на початок робочої зміни водія, що відповідає залишку на кінець попередньої робочої зміни за даними попереднього дорожнього листа, дані про заправку, витрата пального за фактом і за нормами. Для зимового періоду додатково можна зазначити температуру повітря для обґрунтування застосування поправних коефіцієнтів (за даними Українського гідрометеорологічного центру Державної гідрометеорологічної служби, даними з інших достовірних офіційних джерел або за результатами належним чином задокументованих власних вимірювань (абзац перший пп. 1 пп. 3.1.1 Норм витрати палива і мастильних матеріалів для автотранспорту, затверджених наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43);
• деталізація особливостей поїздки – можна передбачити окрему графу для позначок про швидкісний режим, наявність ділянок дороги із щебенем, з горбистою місцевістю, що також допоможе правильно застосувати поправні коефіцієнти;
• позначки механіка про огляд технічного стану транспортного засобу (далі – ТЗ) і медичного працівника про проходження водієм передрейсового медогляду (докладніше читайте «Як організувати передрейсові медогляди водіїв»);
• підписи бухгалтера і водія.

Підказка. Якщо підприємству це підходить, то дорожні листи можна виписувати на тиждень або місяць, а не тільки на день.

Як оформити списання ПММ

Фактичну витрату ПММ розраховують виходячи з пробігу автомобіля і даних про витрату палива, зафіксованих у дорожніх листах. Для визначення фактичної кількості ПММ, витраченої протягом зміни (рейсу) за даними вимірювальних приладів автомобіля на момент закінчення зміни (рейсу), можна використовувати таку формулу:

Витрата = Залишок у баку (газовому балоні) на початок зміни (рейсу) + Заправка протягом зміни (рейсу) – Залишок у баку (газовому балоні) на кінець зміни (рейсу).

Нормативну витрату ПММ визначають на підставі даних дорожніх листів про фактичний пробіг ТЗ за зміну з огляду на установлені норми витрати ПММ. Потім складають акти списання ПММ, наприклад, за місяць. Зручно складати такі акти в розрізі транспортних засобів.

В акті зазначаються, наприклад:

• назва документа (форми);
• найменування підприємства, від імені якого складений документ;
• дата складання;
• зміст, обсяг та одиниця виміру господарської операції – марка пального, масла, гальмівної рідини тощо, пробіг ТЗ за звітний період, норма витрати (літри), фактична витрата, у тому числі перевитрата (літри), вартість витрачених ПММ, у тому числі перевитрата;
• рішення про причини і компенсацію перевитрати ПММ;
• підписи матеріально відповідальної особи (водія), бухгалтера і керівника підприємства.

До актів списання ПММ додаються дорожні листи.

Що може бути причиною перевитрати ПММ?

До найбільш частих причин перевитрати ПММ належать:

• помилки, допущені при розрахунку норми витрати ПММ та/або поправних коефіцієнтів;
• низький тиск повітря в шинах автомобіля;
• технічна несправність ТЗ;
• агресивний стиль водіння;
• вибір нераціональних маршрутів руху та/або часу роботи, що призводить до тривалих простоїв у пробках;
• нецільове використання палива.

Увага! Водій повинен надати керівникові підприємства письмове пояснення з приводу наднормативної витрати ПММ. На підставі цього пояснення керівникові слід прийняти рішення про джерело компенсації перевитрати палива (за рахунок водіїв, інших працівників або третьої сторони, з вини якої виникла перевитрата). Це рішення фіксується в документі на списання ПММ.

Припустимо, перевитрата палива відбулася з вини працівника і підприємство вирішило стягнути з нього вартість перевитрати (наприклад, утримавши її із зарплати). У такому разі рекомендуємо оформити документи, що підтверджують провину працівника: його пояснювальну записку, заяву про утримання цієї суми з його зарплати і наказ керівника про накладення дисциплінарного стягнення.

Як відображати списання ПММ в обліку

Бухгалтерський облік

За загальним правилом собівартість реалізованої продукції (робіт, послуг) формується з трьох складових:

• виробничої собівартості продукції (робіт, послуг), яка була реалізована протягом звітного періоду;
• нерозподілених постійних загальновиробничих витрат;
• наднормативних виробничих витрат (п. 11 П(С)БО 16 «Витрати»).

Залежно від напряму використання автомобіля вартість ПММ, витрачених у межах установлених норм, списується з кредиту субрахунка 203 «Паливо» в дебет рахунків 15 «Капітальні інвестиції», 20 «Виробничі запаси», 23 «Виробництво», 28 «Товари», 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут», 94 «Інші витрати операційної діяльності» тощо.

Важливий нюанс. На практиці витрати від списання пального для роботи ТЗ включають до складу тих самих витрат, до яких відносять і суми амортизаційних нарахувань такого ТЗ. Собівартість списуваних ПММ визначається одним з методів обліку вибуття запасів, передбачених п. 16 П(С)БО 9.

Вартість ПММ, витрачених понад установлені норми, також включаються до собівартості реалізованої продукції (робіт, послуг), якщо наднормативна витрата палива не пов’язана з недоліками, псуванням, нетехнологічним використанням і порушенням правил зберігання, за рішенням уповноваженої особи (керівника) підприємства (лист Мінфіну від 05.04.05 р. № 31-04220-20-17/6687).

На замітку! Як бачите, відображення в бухобліку наднормативної витрати ПММ залежить від того, була ця перевитрата обґрунтованою чи ні. Якщо запаси (ПММ) були використані в такій кількості обґрунтовано, то застосовуються ті самі рахунки обліку, що й для списання витрат ПММ у межах установлених норм. Інакше вартість виявленої перевитрати ПММ відображається за дебетом субрахунка 947 «Недостачі і втрати від псування цінностей».

Податок на прибуток

Нагадаємо, що об’єкт обкладення податком на прибуток визначається шляхом коригування бухгалтерського фінрезультату до оподаткування на різниці, передбачені Податковим кодексом (далі – ПК). При цьому малодохідні підприємства – платники податку на прибуток, що мають бухгалтерський дохід від будь-якої діяльності за останній звітний рік не більше 20 млн грн (а починаючи зі звітного 2020 року – не більше 40 млн грн), можуть відмовитися від застосування різниць з розд. ІІІ ПК (крім різниці у вигляді від’ємного значення об’єкта оподаткування минулих податкових (звітних) років) (пп. 134.1.1 ПК).

Проте ПК не передбачає коригувань фінрезультату в разі списання ПММ (у т. ч. списання їх наднормативної витрати, що виникла з технічних причин). Отже, вартість списаних ПММ для цілей обкладення податком на прибуток визначається виключно за правилами бухобліку. На це звертають увагу і податківці (ІПК ДПС від 22.07.20 р. № 2993/ІПК/99-00-05-05-02-06).

ПДВ

За загальним правилом у разі придбання ПММ підприємство – платник ПДВ отримує право на податковий кредит за наявності належним чином складеної та зареєстрованої в ЄРПН податкової накладної (п. 198.1, 198.6, 201.10 ПК). При цьому формування податкового кредиту не ставиться в залежність від використання придбаних товарів і послуг в оподатковуваних операціях у рамках господарської діяльності протягом звітного податкового періоду (п. 198.3 ПК).

Але якщо потім ПММ використовуються в неоподатковуваних операціях або в негосподарській діяльності, то податковий кредит, відображений при їх придбанні, слід відкоригувати. Для цього потрібно нарахувати податкові зобов’язання з ПДВ та оформити зведену податкову накладну (п. 198.5 ПК). Зробити це треба не пізніше останнього день звітного періоду, у якому паливо почало використовуватися в неоподатковуваних операціях або негосподарській діяльності. Базою оподаткування є ціна придбання палива (п. 189.1 ПК). У бухобліку нарахування компенсуючих податкових зобов’язань відноситься на витрати від недостач: Дт 947 – Кт 641/ПДВ.

Увага! На нашу думку, якщо підприємство визнало наднормативні витрати ПММ обґрунтованими, тобто вони не списані на недостачі (у Дт 947), то нараховувати компенсуючі податкові зобов’язання згідно з п. 198.5 ПК немає підстав.

Разом з тим у разі систематичного виявлення таких «виправданих» наднормативних витрат ПММ рекомендуємо переглянути встановлені на підприємстві норми їх списання у бік збільшення. Як це зробити – див. «За якими нормами списувати ПММ».

Якщо перевитрата ПММ сталася з вини працівника, то в разі компенсації працівником таких «негосподарських» витрат» додатковий об’єкт обкладення ПДВ у підприємства не виникає (ЗІР, категорія 104.01).

ПДФО. Якщо провина працівника у перевитраті ПММ доведена, але підприємство не стягує з нього суму перевитрати, то вартість ПММ уважатиметься додатковим благом, отриманим від роботодавця (пп. 164.2.17 ПК). Це означає, що виходячи з вартості перевитраченого палива доведеться утримати з працівника ПДФО і військовий збір. При цьому база оподаткування визначається з урахуванням натурального коефіцієнта (п. 164.5 ПК).

Висновки

Для контролю фактичного руху ПММ і відображення відповідних операцій у бухгалтерському і податковому обліку підприємство розробляє відповідні первинні документи з наявністю обов’язкових реквізитів, передбачених Законом № 996. Для цього можна взяти за основу скасовані типові форми дорожніх листів. Відображення операцій зі списання ПММ в обліку залежить від того, було витрачене паливо в господарській діяльності чи ні. На користь підприємства встановити норми витрати ПММ, максимально наближені до реальності, а також не допускати необґрунтованої (наднормативної) витрати палива. Тоді у підприємства не буде негативних податкових наслідків з ПДВ при списанні ПММ.