Оформлення довіреності за кордоном. Роз’яснення від МЗС

Оформити довіреність можна в закордонній дипломатичній установі України або в місцевого іноземного нотаріуса.
Видана дипломатичною установою довіреність буде чинною на території України без жодного додаткового засвідчення. Однак треба пам’ятати про важливі нюанси:
довіреності, якими ви делегуєте права на розпорядження майном, треба обов’язково вносити до Єдиного реєстру довіреностей (ЄРД);
так звані “генеральні” довіреності, на жаль, часто призводять до неприємних наслідків. Наприклад, в установі можуть відмовити, оскільки в тексті немає конкретного формулювання про певну дію;
перед зверненням до закордонної дипломатичної установи радимо скласти й мати з собою проєкт довіреності (у електронному вигляді) або хоча б чітко розуміти, які повноваження ви готові довірити іншій особі;
законодавчо затвердженого стандартного чи типового тексту довіреності не існує.
Довіреності, видані іноземними нотаріусами, також будуть чинними, але зазвичай вони потребують апостилю чи легалізації. Апостиль проставляє виключно компетентний орган країни походження документа. Наприклад, якщо робите довіреність в польського нотаріуса, то й апостиль треба поставити в Польщі.
Посольства та консульства не мають повноважень проставляти апостиль!
Метою процедури легалізації є офіційне визнання за кордоном документів, виданих в Україні, а в Україні – документів, виданих за кордоном. Щоб легалізувати довіреність, засвідчену іноземним нотаріусом, потрібен також буде її переклад.

Які документи потрібні для оформлення довіреності?

У даній статті пропонуємо проаналізувати процес складання довіреності. Особливо вивчимо те, які документи потрібні будуть для того, щоб закріпити відносини представництва. Сьогодні передача ряду прав і обов’язків іншій людині вимагає досить чіткого закріплення, тому підійти до цього питання потрібно з максимальною серйозністю.

Що таке довіреність і в чому її особливості?

Багато хто з нас стикався з тим, що в силу певних обставин не мали можливості здійснити ті чи інші дії юридичного характеру самостійно. Тому, єдиним вирішенням питання ставало делегування конкретних повноважень іншій особі, яка могла б виступити в конкретної інстанції або органі від нашого імені. Саме такі правовідносини і називаються представництвом.

На рівні нормативно – правових актів виділяють два види передачі прав і обов’язків:

Перший варіант характеризується тим, що в силу певних вказівок нормативно – правових актів, представництво має обов’язкову основу. Тобто, воно розглядається як борг одного громадянина виконувати певні дії за іншу особу.

Найпростіший приклад – це батьки та діти. Поки дитині не виконається вісімнадцять років – він не має досить великого кола дій, які він міг би зробити самостійно. При цьому, право на їх здійснення йому все ж гарантується законодавством. Як бути в тому випадку, якщо ти маєш саму можливість, але у тебе зв’язані руки по відношенню до її виконання? Для цього всі необхідні дії здійснюються батьками. Саме вони виступають законним представником в будь-яких відносинах і мають повне право на виконання тих чи інших дій від імені свого чада для захисту його прав та інтересів.

Також, система таких відносин орієнтована на піклування. Тобто, опікуни та піклувальники від імені обмежених у дієздатності громадян можуть виконувати дії, гарантовані їм нормативно – правовими актами. Такого роду відносини не вимагають офіційної передачі прав, тому питання про те, які документи потрібні для оформлення довіреності тут і не виникає.

Другий випадок – це вже безпосереднє делегування конкретних можливостей тим громадянам, які за законодавством не мають незаперечної основи на здійснення ряду дій за іншу людину. В даному випадку вже виникає необхідність індивідуального підбору суб’єктного складу, тобто – вибір того, хто передає свої повноваження і того, хто буде їх виконувати за іншу людину.

На нормативно – правовому рівні учасники практично нічим не обмежені. Єдине, що до довіреної особи законодавець висуває певні вимоги. Вони полягають в тому, що громадянин на момент видачі довіреності повинен досягти вісімнадцяти років, також – у нього відсутня судове обмеження дієздатності. У всьому іншому громадяни мають повну свободу дій. Тобто, як бачимо, немає певної вказівки на родинні стосунки або будь-які інші зв’язки.

При цьому, в обов’язковому порядку передача повноважень повинна фіксуватися в спеціальному документі. Саме він і називається довіреністю. Якщо в першому випадку ніяких додаткових паперів не потрібно було, то тут мова йде вже про складання спеціального зразка, в якому були б відзначені всі необхідні пункти по відношенню до передачі конкретних прав і обов’язків іншому громадянину. Саме в такому контексті і виникає питання про те, які потрібно підготувати документи для оформлення довіреності.

Складання довіреності: її форма та обов’язкові пункти

Для того, щоб закріпити список документації, яка буде необхідна для передачі ряду прав і обов’язків, в першу чергу, потрібно звернути увагу на те, що ж містить в собі сама довіреність. Від її інформаційної складової безпосередньо і залежить комплекс зразків, що пред’являються тим чи іншим органам або використовуються при складанні самого документа.

Коротко проаналізуємо довіреність. Незалежно від того, які стосунки закріплює документ і в якій сфері він застосовується – потрібно дотримуватися обов’язкових пунктів. Так, в першу чергу, вказується найменування. У наступному рядку зліва йде відмітка про місто, в якому вона була видана, а також – дата її складання і підписання довірителем. Як правило, рекомендується проставляти останню відмітку прописом, а не числами, щоб в разі виконання дій недобросовісним довірителем останній не міг виправити дату на ту, яка вигіднішою буде йому.

Основна частина містить відомості про дії, які довірена особа має право виконувати від імені того, хто видає відповідний документ і безпосередні дані про самих учасників даного роду правовідносин. Перш за все, потрібно відзначити, хто саме передає частину своїх прав і обов’язків. Вказується ім’я без будь – яких скорочень в ініціалах, інформація про дату і місце народження.

Також, потрібно прописати і паспортні дані. В їх число сьогодні законодавець відносить номер і серію документа, який ідентифікує особу, а також – дату і місце його видачі. Відповідно, перший елемент, який буде необхідний при складанні довіреності – це паспорт того, хто її видає. При цьому, його наявність обов’язково як в процесі складання довіреності, так і на етапі її запевнення уповноваженими органами. Аналогічні дані потрібно прописати і по відношенню до того, на чиє ім’я видається довіреність.

Ще одна обов’язкова позначка – місце проживання довірителя. Потрібно чітко вказати, де саме зареєстрований громадянин. Є випадки, коли фактична адреса проживання відрізняється від того, який зазначений в паспорті. В такому випадку, відзначається саме те місце, яке закріплене в документі, що ідентифікує особу.

Важлива складова основної частини – інформація про те, які саме дії передаються довіреній особі від довірителя. Вся сукупність прав та обов’язків, в більшості випадків, записується по черзі через кому. Але, досить часто можна зустріти і пронумеровані варіанти. На юридичному рівні різниці між ними немає ніякої, тут справа вже в тому, як особі зручніше буде прописати дії довіреної особи.

Варто пам’ятати про те, що чим точніше буде вказано, що дозволяється робити від імені довірителя, тим менше проблем в подальшому може виникнути. Тому, фахівці в даній області рекомендують досить чітко і обмежено описати всі права і обов’язки, які передаються іншому громадянину. Все, що в даний список не ввійде – є забороною і не може бути виконано довіреною особою.

Досить часто використовують і інший варіант. Так, в конкретних ситуаціях прямо йде відсилання на нормативно – правові акти. При цьому, вказується певна сфера життя і всі можливості, які є у довірителя саме з даного питання передаються іншому громадянину. Найбільш поширений приклад – представництво інтересів в органах Феміди. Перерахувати всі варіації поведінки досить складно, тому йде пряма вказівка на законодавство.

Один з найбільш важливих пунктів, про яку не можна забувати – термін дії довіреності. Такого роду документ повинен мати відмітку про те, протягом якого періоду громадянин буде представляти чужі інтереси. Нормативно – правові акти передбачають два варіанти закріплення відповідної інформації – вказівка точного числа або відсилання на певну подію. У першому випадку, ми прописуємо конкретну дату цифрами. У другому – йде позначення зовнішніх факторів, які впливають на дію документа.

У тому випадку, якщо мова йде довіреності, яка в подальшому реєструється у працівника нотаріусу – документ повинен містити спеціальне місце для проставлення відповідних відміток таким працівником. Також, в обов’язковому порядку, ставиться підпис громадянина, який видав документ.

Як бачимо, із загальної картини складання довіреності випливає те, що в обов’язковому порядку знадобляться паспорта довірителя та довіреної особи. Саме на їх підставі формується одна з головних частин інформаційного блоку. На прикладі це можна переглянути в нашому спеціальному зразку:

Які документи потрібні для оформлення нотаріального доручення?

Тепер перейдемо вже до конкретних випадків, які крім вище зазначених примірників можуть вимагати і надання інших офіційних зразків. Для початку проаналізуємо, які види довіреності передбачені законодавством. Так, в нормативно – правових актах є дві форми:

Проста письмова форма довіреності

Проста форма характеризується тим, що для передачі певного роду повноважень необхідно скласти спеціальний документ і поставити на ньому розпис довірителя, яка безпосередньо і стане основною відміткою. Ніякої додаткової реєстрації в будь-яких органах і інстанціях на нормативному рівні для даної категорії довіреностей не передбачено.

Як висновок, можна говорити про те, що достатнім буде сама наявність документа і його підписання самим же довірителем, як особою, уповноважує на певні дії. Відповідно, основним документом для написання такої довіреності буде паспорт. Якщо інформація, закріплена при передачі прав і обов’язків вимагає інших примірників – вони теж можуть використовуватися в кожній конкретній ситуації.

Також, тут є свій специфічний момент, коли довіреність вступає в силу, тобто – з’являється можливість вже її безпосереднього використання. Тобто, після проставлення відповідної відмітки вже можна використовувати відносини представництва, які закріплені в змісті, як можливість виконання певних прав і обов’язків.

Нотаріальна довіреність

Друга форма – нотаріальна. Вона має більш складний характер, в порівнянні з простим варіантом. Крім того, довіреність потрібно скласти і підписати – обов’язковим пунктом стає її запевнення у нотаріуса. Співробітники органів нотаріату мають спеціальні функції по внесенню на дорученнях відповідних відміток, які надають документа юридичну силу і дають можливість використовувати його в подальшому.

Що стосується моменту придбання офіційного виду, то якщо в попередньому випадку ми говорили про день підписання, то тут даного факту буде недостатньо. Момент, з якого довіреність буде діяти, законодавцем вказано, як день проставлення відмітки нотаріусом.

Що відноситься до питання документації, то тут можна відзначити дві стадії процесу – складання і завірення. На першому етапі обов’язковими буде, як ми говорили вище, основні і загальні документи. Також, якщо мова йде про конкретні дії, які мають певний паперове підтвердження – то теж потрібно це вказати.

Що потрібно мати при собі при зверненні до нотаріуса?

Тут обов’язковими будуть два документа – паспорт та сама довіреність. Перший необхідний для того, щоб підтвердити дійсно той факт, що ви – це ви. Нотаріус повинен переконатися, що документ надає саме той громадянин, який безпосередньо і передає певні повноваження іншій особі. Також, потрібно мати вже готову довіреність. На ній має міститися спеціальна графа для місця проставлення підпису працівника нотаріату. Варто відзначити і той факт, що нотаріус може скласти довіреність разом з вами. Тобто, він надає послуги не тільки з підписання і надання юридичної сили, але і може безпосередньо створити документ з тими пунктами, які необхідні в конкретному випадку. Тут варто бути готовим до того, що заплатити доведеться в кілька разів більше, так як така послуга має витратний характер.

Також, крім паспорта і самої довіреності можуть стати в нагоді і інші документи. Тут все безпосередньо вже залежить від того, що саме прописано, які права і обов’язки передаються в результаті таких правовідносин.

Особливі види довіреностей і їх оформлення

Перш за все, розглянемо які потрібно документи для оформлення генеральної довіреності. Документ даного роду має певну специфіку. В силу його складання закріплюється право на передачу широкого комплексу повноважень і на довгий час. Тому, нотаріус може попросити вас надати докази того, що ви самі маєте право на вчинення відповідних дій. Як правило, це відноситься до тих ситуацій, коли довіреність оформляється від імені організації на конкретного громадянина.

Компанію представляє певний працівник. Свої повноваження на оформлення довіреності він, як правило, підтверджує статутними документами організації або підприємства. У них має бути зафіксовано, що співробітник має певну сукупність прав та обов’язків, що здійснюються ним від імені компанії. Також, крім усього іншого, потрібен буде і його паспорт.

Тому, відповідаючи на питання про те, які документи потрібні для оформлення генеральної довіреності ми бачимо, що крім стандартного набору необхідні будуть і ті зразки, які засвідчують наявність певних можливостей у самого довірителя. Без їх надання нотаріус може відмовити в затвердженні. Тому, підготуйте заздалегідь статут або посадову інструкцію, завірені належним чином.

Документи для оформлення довіреності на покупку квартири

Один з найбільш поширених зразків в розглянутій нами сфері – це доручення права на придбання об’єкта нерухомості. Саме ці договори сьогодні дуже часто використовують представництво. Тому, розглянемо, які документальні особливості матиме така ситуація.

Ми говоримо про перехід права власності на квартиру, яке з боку законодавства має особливий ряд вимог. Такого роду відносини в обов’язковому порядку вимагають нотаріального доручення. Відсутність спеціальної позначки унеможливлює використання документа в будь-яких діях.

Відповідно, необхідно буде звернутися до нотаріуса. Тут варто пам’ятати, що документи можуть відрізняться в залежності від того, на якій стадії перебуває угода. Якщо ми говоримо про те, що мова йде про самому укладанні договору, то потрібен буде стандартний набір паперів – паспорт та довіреність. При цьому, в змісті останнього потрібно чітко прописати про те, на які дії направлено представництво – на написання договору купівлі – продажу, на його надання покупцеві або продавцеві і т. Д.

Якщо мова йде вже про безпосередню державну реєстрацію переходу права власності, то система буде трохи інший. Які документи потрібні нотаріусу для оформлення такої довіреності?

В даному випадку варто виходити з того, що сам договір купівлі – продажу вже складено. Тому, рекомендується разом з паспортом та дорученням надати працівникові нотаріату цю саму угоду. Адже, як правило, в документі про представництво вказується номер договору та дата його підписання. Тому, нотаріус повинен переконатися в тому, що відомості в довіреності відповідають всіма показниками в договорі купівлі – продажу.

Документи для оформлення довіреності на дитину

Ще одна поширена ситуація – це передача ряду прав і обов’язків по відношенню до дітей. Такі ситуації характерні в тому випадку, якщо має місце територіальне переміщення дитини. Так, сьогодні в нормативно – правових актах передбачено обов’язкове складання спеціального документа, в якому фіксується згода кожного з батьків на такі дії. При цьому, хоча на юридичному рівні документ називають угодою, в народі його прийнято називати саме довіреністю.

У чому специфіка пакета документів? Так, крім стандартних примірників необхідними будуть і документ, що підтверджують родинні зв’язки з неповнолітнім громадянином. В даному випадку ми говоримо про свідоцтво про народження. Також, використовується паспорт, в якому є відмітка про те, що у громадянина є діти. Форма надання нічим не відрізняється від попередніх варіантів. Тут, як і при придбанні об’єкта нерухомості, необхідно буде звернутися до нотаріуса. Саме йому і подаються всі вище зазначені екземпляри. Без їх наявності відповідний працівник прямо відмовить в реєстрації документа.

Сама довіреність теж має свою специфіку. Вона може складатися як від імені обох батьків, так і від одного з них. Тут вже безпосередньо все залежить від того, хто здійснює переміщення малюка. Якщо дитина їде за кордон з одним з батьків – то довіреність – угода видається від імені матері або батька, які не приймають в цьому участь. Якщо ж поїздка планується з третім особами – то законодавець зобов’язує видати відповідний документ від імені обох батьків.

Зразок доручення на виїзд дитини за кордон

У тому випадку, якщо у неповнолітнього громадянина немає мами і тата, то відповідна довіреність видається від імені його опікуна або піклувальника. Тут все безпосередньо залежить від того, хто саме виховує дитину. Якщо він зростає в сім’ї своїх родичів – то документ формується від їх імені. При цьому, надати нотаріусу потрібно буде крім свідоцтва про народження та документ, який підтверджує право на виховання малюка. Як правило, це відповідні рішення суду.

Якщо малюк проживає в дитячому будинку, то видача відповідної угоди на його територіальне переміщення видається вже безпосереднім керівником такої установи, який відповідає за долю дітей, які перебувають на вихованні. Також, крім свідоцтва про появу на світ, паспорта і самої довіреності знадобиться документ, який свідчить про право розпоряджатися долею маленького громадянина. Це вердикт органу Феміди, в результаті якого дитини було передано на проживання і виховання в дитячий будинок.

Як бачимо – кожен окремий випадок має свої особливості і специфічні моменти. Тому, серйозно потрібно підійти не тільки до питання складання довіреності, а й до збору всіх документів, що будуть потрібні для її запевнення і набуття юридичної сили.