Інвойс: види, відмінності від українського рахунка-фактури. Зразок інвойса

Провадження зовнішньоекономічної діяльності неможливе без такого документа, як інвойс. В перекладі з англійської (англ. – invoice) це слово означає «рахунок» або «фактура», але поняття «інвойс» значно ширше та містить кілька різновидів.

Інвойс — в міжнародній практиці це документ, який надає продавець покупцеві, та який містить перелік товарів, послуг, їх кількість і ціну, по якій вони поставлені покупцеві, особливості товару (колір, вага тощо), умови поставки та відомості про відправника та одержувача.

Для чого необхідні інвойси?

У міжнародній торгівлі інвойс необхідний для проходження митного кордону, захисту інтересів продавця і покупця, визначення величини митних зборів, забезпечення розрахунку покупця з продавцем (за інвойсом відбувається оплата товару).

Виписка інвойса свідчить про те, що товар відвантажено відповідно до умов поставки і у покупця з’явився обов’язок оплатити товар відповідно до вказаних умов (крім випадків, коли поставку здійснюють за передоплатою).

У п. 3 ч. 2 ст. 53 Митного кодексу України зазначено, що документами, які підтверджують митну вартість товарів, є:

Тобто, в цьому випадку законодавець вживає поняття інвойса та рахунку-проформи як тотожні.

Але все одно інвойс та рахунок-фактура мають свої відмінні особливості. Для того, щоб з’ясувати це, необхідно більш детально розібратися у видах інвойсів.

Види інвойсів

У міжнародному законодавстві існують декілька видів інвойсів. Найбільш застосовувані та поширені види інвойсів в Україні це:

Проформа – інвойс (Proforma invoice) – це документ, у якому зазначається обов’язок продавця товарів (виконавця послуг) поставити товари (надати послуги) покупцю за наперед обговореною ціною.

По суті, це попередній рахунок на оплату, і він не підтверджує факт відвантаження товару, надання послуг. Ціна послуг та перелік товарів у цьому виді інвойса не є остаточним та можуть змінитися в процесі узгодження остаточного замовлення. Наприклад, сторони можуть змінити дані щодо кількості чи моделей типу того чи іншого товару.

Проформа-інвойс часто складається у випадках, коли товар поставляється безоплатно (гуманітарна допомога, для участі у виставках, акціях, аукціонах тощо).

А от інвойс з остаточними змінами та узгодженими даними вже формуватиме комерційний інвойс.

Комерційний інвойс (Іnvoice, Facture, Rechnung etc.) – це документ, що використовується для митної декларації під час продажу товарів, експортованих через міжнародні кордони.

Комерційний інвойс підприємство в обов’язковому порядку відправляє покупцеві разом з відвантаженим товаром. Без нього не розмитнять товар та не допустять на територію держави. За цим документом також розраховується ПДВ та митні збори.

Відмінність українського рахунка-фактури від інвойса

В Україні немає затвердженої форми рахунка-фактури. Це документ, який надає продавець покупцеві, і який вміщує перелік товарів, послуг, їх кількість і пропоновану ціну, по якій вони можуть бути поставлені покупцеві у разі його згоди. На основі рахунку-фактури покупець, який погоджується на запропоновані умови, здійснює повну або часткову попередню оплату товару, послуг.

Рахунок-фактура в українській бухгалтерській практиці не підтверджує відвантаження товарів, надання послуг. Цей документ лише пропозиція на купівлю товару, послуг на певних умовах.

Якщо проводити паралелі з міжнародною практикою, то український рахунок-фактура споріднений за своїм призначенням з інвойсом-проформою (Proforma invoice), а не з інвойсом (Іnvoice, Facture, Rechnung etc.).

Роль закордонного інвойса (Іnvoice, Facture, Rechnung etc.) в нас виконують документи, якими оформлюється відвантаження товарів, надання послуг:

• для товарів – видаткова накладна (іноді ТТН);
• для послуг – акт наданих послуг (акт приймання-передачі).

Хоча, відповідно до листів Мінфіну від 22.08.2017 р. № 35210-07/23-3364/2658 та від 16.02.2017 р. № 31-11410-06-5/4339, рахунок-фактура, за умови його оплати, може бути первинним документом:

“Оформлений належним чином рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції з постачання товарів, робіт (послуг) без складання акта приймання-передачі тільки у разі його оплати, що підтверджується відповідними документами.
Документами, що підтверджують оплату, можуть бути платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера тощо.
Рахунок-фактура може бути складений у паперовій або в електронній формі та повинен мати реквізити, які дають можливість ідентифікувати господарську операцію та її учасників, зокрема: назву підприємства, від імені якого складено рахунок-фактуру; назву контрагента; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь в оформленні рахунку-фактури.”

Поки що в українській практиці оплата рахунка-фактури між резидентами підтверджує лише виникнення дебіторської заборгованості, а не надання послуги чи відвантаження товарів.

Хоча певний рух в бік міжнародної практики відбувається. Зокрема, у ВРУ зареєстровано законопроєкт “Про використання рахунків-фактур в операціях з виконання робіт (надання послуг)” від 13.10.2022 р. № 8125. Як зазначено в пояснювальній записці, сьогодні бухгалтерський облік вимагає від підприємців обов’язкового оформлення документів (актів виконаних робіт/послуг), які в сучасних умовах є непотрібними для відображення податкових зобов’язань. Наразі продовжується практика використання актів виконаних робіт (наданих послуг), які не передбачені жодним нормативно-правовим актом.

!! Створюйте рахунки в SMARTFIN

Чи може інвойс замінити накладну чи акт

Ми вже сказали про те, що в міжнародній практиці інвойс може підтверджувати відвантаження товару, надання послуги. Тобто складати до нього ще накладну чи акт не потрібно.

Але інвойс може замінити накладну/акт лише тоді, коли це буде гібридний документ. Тобто він має фіксувати факт переходу права власності на товар або надання послуги.

Зазвичай умови переходу права власності на товар регулює відповідний договір. Сторони договору зацікавлені у тому, щоб коректно зафіксувати в ньому умови (зокрема, дату) переходу права власності на товари чи отримання послуги. Адже від цього залежить, чи правильно вони визнають доходи і витрати.

Щоб інвойс виконував роль договору, крім обов’язкових реквізитів первинного документа, він має містити:

• для торгівлі – інформацію про те, що продавець відвантажив товар, а покупець його отримав;
• для послуг – положення, що оплата по інвойсу є прийняттям пропозиції укласти договір та свідчить про надання послуг, виконання робіт нерезиденту в повному обсязі. Також можна зазначити, що у замовника відсутні претензії до виконаних робіт, наданих послуг.

На практиці гібридним формам первинних документів присвоюють подвійні назви. Наприклад, рахунок-накладна, рахунок-акт тощо.

!! Створюйте акти і накладні в SMARTFIN

Якою мовою складається інвойс

При складанні інвойса необхідно врахувати інтереси обох сторін договору. Логічно, що виставити інвойс контрагенту-нерезиденту потрібно його мовою. З іншого боку, усі первинні документи у нас складають українською мовою (п. 1.3 Положення № 88).

Думка податківців: документи, які є підставою для записів у бухобліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад на зазначену мову (ЗІР, категорія 102.21).

Тому інвойс або одразу складайте двома мовами (українською і, наприклад, англійською), або забезпечуйте автентичний переклад іншомовного документа на українську.

ЗРАЗОК ІНВОЙСА

Затвердженої форми інвойсів та вимог щодо їх заповнення законодавством України не передбачено. Разом з тим, інвойс повинен містити усі необхідні реквізити, а саме:

• назву документа;
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальність за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Розпочати легко! Додайте інформацію про організацію та працівників, виконайте налаштування і отримайте необхідні розрахунки. Нарахування зарплати та індексації, розрахунок податків, лікарняних, відпускних та компенсацій. А ще: будуйте графіки роботи будь-якої складності, формуйте кадрові докумети та звіти, відправляйте звітність у податкову, контролюйте торговельні операції та інше.

Рахунок-фактура і видаткова накладна: чи можна без ідентифікації покупця?

ФОП продає в роздріб товари і хоче почати виписувати рахунки для отримання коштів на розрахунковий рахунок. Чи можна в рахунку і видатковій накладній вказувати отримувачем «Кінцевий споживач»?

— для оплати товару ФОП надаєте покупцю-фізособі рахунок, в якому вказані реквізити його банківського рахунку. Сенс очевидно в тому, щоб розрахунок не вважався розрахунковою операцією в розумінні Закону про РРО. Відповідно не треба було застосовувати РРО/ПРРО. Тож в рахунку мають фігурувати саме IBAN-реквізити поточного підприємницького рахунку (про що детальніше зокрема у статті «ФОП на ЄП із РРО: версія Комітету», «Податки & бухоблік», 2022, № 3).

Чек РРО/ПРРО у такому разі буде непотрібним. А при продажу (фактичній передачі) товару покупцю ФОП виписуєте видаткову накладну. Тобто документом, що підтвердить факт передання товару покупцеві, тут буде видаткова накладна;

— незважаючи на те, що оплата від покупця буде зараховуватися на розрахунковий рахунок ФОП, це все одно буде роздрібна торгівля (реалізація «кінцевому споживачу»), оскільки реалізація здійснюється звичайній фізособі, а не суб’єкту господарювання.

Далі щодо реквізитів рахунку на оплату та видаткової накладної.

Рахунок на оплату. Чи можна в ньому не ідентифікувати покупця, а вказати «кінцевий споживач»? В принципі, можна. Рахунок на оплату в даному випадку — це лише пропозиція оплатити товар і ніякої операції сам по собі цей рахунок не фіксує.

можуть бути проблеми з ідентифікацією цих платежів.

Платіж можна звісно ідентифікувати і, наприклад, лише за номером рахунку на оплату/номером замовлення. Тобто для цього не обов’язкові дані покупця. Але в такому випадку при оплаті в призначенні платежу покупець має обов’язково вказати реквізити рахунку/номер замовлення, який він оплачує. Втім, це скоріш внутрішня справа самого ФОПа.

Зазначимо, що рахунок на оплату (якщо наприклад, окремо не заповнюється заявка-замовлення) може виступати і в якості «замінювача» договору. Якщо рахунок оплачений — то договір можна вважати укладеним. Щоб уникнути теоретично можливих проблем (наприклад, на випадок, якщо покупець раптом захоче відмовитися від покупки і повернути кошти, як помилково перераховані), то краще в рахунку на оплату «ідентифікувати» покупця (щоб мати підтвердження, що саме ця особа уклала з вами договір).

А ось юрособам, якщо покупець спочатку перераховує кошти на банківський рахунок (тобто коли оплата і отримання товару роздрібним покупцем розірвана у часі), на дату отримання попередньої оплати від покупця треба визнати в обліку заборгованість (Кт 681). А значить, потрібна і аналітика під таку заборгованість. А отже виписані рахунки повинні дозволяли ідентифікувати покупців.

Видаткова накладна. Чи можна у видатковій накладній вказувати отримувачем «Кінцевий споживач»? Тут інша історія.

Якщо ми заглянемо до переліку обов’язкових реквізитів первинних документів з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.4 Положення № 88, то в ньому нічого не сказано відносно зазначення реквізитів покупця, але сказано, що первинний документ має містити зокрема:

«особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції».

А значить, у видатковій накладній обов’язково має бути підпис особи, що одержала товар (цим буде підтверджуватися, що товар дійсно отриманий). І звісно, треба мати підтвердження, що саме особа, яка його отримала мала право на його отримання. В нашому випадку — це особа, яка за нього заплатила. Тобто разом з підписом одержувача бажано, щоб і зазначалося, принаймні і його прізвище. За одним підписом ідентифікація особи може бути ускладнена.

в реквізиті «Покупець» видаткової накладної можна зазначити і «Кінцевий споживач». Але в реквізиті «Отримав» видаткової накладної покупець має бути «ідентифікований» (має бути підпис покупця, та хоча б його прізвище).

Також у видатковій накладній доцільно вказати і номер рахунку на оплату/номер замовлення за яким здійснюється «відвантаження» товару.

7 порад для виставлення бездоганних рахунків-фактур

Рахунок-фактура не має жодних законодавчо закріплених вимог щодо свого оформлення. Але якісне створення та швидке надсилання контрагенту бездоганно оформленого рахунку позитивно вирізнятиме вас серед конкурентів.

Ведення підприємницької діяльності потребує великих зусиль та професіоналізму, тому необхідно використовувати будь-який варіант, здатний полегшити ведення бізнесу, – спеціальні комп’ютерні програми або веб-сайти для створення та надсилання рахунків, накладних, актів чи ведення бухгалтерського обліку загалом. Першим етапом господарської операції є оформлення договору (в разі необхідності підписання) та виставлення рахунку-фактури. І хоча рахунок є необов’язковим бухгалтерським документом та може носити лише рекомендаційно-фінансовий характер, є обов’язкові реквізити, без яких він втрачає свою актуальність:

• номер та дата документа;
• назва та адреса продавця чи виконавця;
• унікальний код з Реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців (код ЄДРПОУ/ІПН);
• інформація про системи оподаткування постачальника (спрощеної чи загальної);
• найменування товару чи послуг, обсяги, одиниці вимірювання, ціна за одиницю;
• загальна вартість робіт з обов’язковим уточненням з ПДВ чи ні;
• валюта оплати.

Водночас, враховуючи особливості конкретної господарської операції та підприємницької діяльності контрагентів загалом, для зручності та оперативності можна додатково відобразити:

• фірмовий знак постачальника, зображений як правило у верхньому лівому куті;
• умови поставки за INСOTERMS-2010 (при міжнародній торгівлі);
• умови оплати (попередня оплата чи після отримання товару(надання послуг, робіт));
• строк дії рахунку-фактури;
• розмір знижки за наявності
• тощо.

Швидко та бездоганно створити ідеальний рахунок-фактуру можна, дотримуючись декількох порад:

1. Пам’ятайте про дані ЄДРПОУ/ІПН

Перш за все рахунок призначений для надання реквізитів контрагенту для коректної оплати за надані послуги чи поставлений товар. Звідси випливає необхідність зазначення коду з Реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців (код ЄДРПОУ/ІПН в залежності від типу підприємництва – юридична особа чи фізична особа – підприємець). Зазвичай код ЄДРПОУ постачальника надається в одному блоці з банківськими реквізитами, що полегшує сприйняття при сплаті рахунку замовником. Код ЄДРПОУ покупця (замовника) відображається не обов’язково, за бажанням контрагентів, для зручності пошуку або автоматично при внесенні в базу. За використання програм для створення рахунків та інших документів, як наприклад, BitFaktura, яка дозволяє створювати рахунок-фактуру лише заповнивши реквізити покупця, в тому числі код.

Cтвори свій рахунок-фактура з BitFaktura в Інтернеті
Виставляйте рахунки-фактури і акти виконаних робіт будь-де
Тестувати – 30 днів безкоштовно

2. Окресліть вимір послуги чи товару

Рахунок-фактура – це попередній бухгалтерський документ, який виставляється для узгодження ціни чи кількості товару, послуг у конкретний момент часу і не є обов’язковим до оплати. Бухгалтерські документи повинні оформлюватись згідно Державного класифікатора позначень одиниць вимірювання та обліку, ДК 011-96, що затверджений Наказом Держстандарту України 09.01.1997 №8, і рахунок-фактура не виняток. Водночас, весь пакет бухгалтерських документів – акт, видаткова накладна та податкова накладна, за наявності, повинні бути складені за однаковим принципом. Також принципу логічності необхідно дотримуватись при формуванні документів в залежності від особливостей господарської діяльності підприємства. Організація, що займається оптовою торгівлею продуктами харчування і надає пакет документів на печиво, що вимірюється в кубічних метрах, не виглядає як така, що викликає довіру у клієнта, а, навпаки, виникнуть непорозуміння з контролюючими органами в разі перевірки.

3. Визначте термін оплати рахунку-фактури

Коли ви виставляєте рахунок-фактуру для оплати не рідко трапляється, що контрагент сплачує через тиждень або два, а ви вже продали товар чи змінилася ціна – в таких ситуаціях буде логічно зазначити термін дії рахунку. Найчастіше рахунок вважається чинним 1 або 3 дні – такий строк не обтяжує постачальника зберігати товарну продукцію на складі зайвий час і менша ймовірність зміни ціни, якщо ж покупець затримується ви не будете хвилюватися за великі товарні залишки, які не можна використовувати.

4. Згадайте про спосіб оплати

Наближення нового фінансового 2022 року вносить свої корективи. На сьогоднішній день згідно чинного законодавства використання реєстраторів розрахункових операцій (РРО/ПРРО) з 01.01.2022 є обов’язковим для усіх суб’єктів господарської діяльності при використанні готівкових коштів. За умови безготівкової оплати РРО не використовується, тому все більшої актуальності набуває зазначення бажаного способу оплати.

Аналогічна ситуація виникає із призначенням платежу. Для зручності, швидкої ідентифікації клієнта або конкретизації господарської операції часто постачальник зазначає зразок призначення платежу, який бажано продублювати у платіжному дорученні.

Ці реквізити не є обов’язковими та несуть лише рекомендаційний характер, і не можуть гарантувати їх дотримання покупцем, але слідуючи цим умовам продавця можна суттєво спросити фінансову роботу контрагента та зарекомендувати своє підприємство як надійного партнера.

5. Виставляйте двомовні документи для нерезидентів

У випадку зовнішньоекономічної діяльності рахунок-фактура (інвойс) є обов’язковим бухгалтерським документом, що супроводжує товар протягом всього шляху, тому для контрагента та митних органів, інвойс є документом, що вказує на кількість асортимент товару, його ціну та загальну вартість поставки. Обов’язковою умовою зовнішньоекономічної діяльності є створення супроводжувальних документів загальновизнаною міжнародною мовою – англійською, мовою Євросоюзу або іншою, в залежності від країни постачання. В той же час для ведення бухгалтерського та податкового обліку підприємства та задля уникнення суперечок при перевірці контролюючими органами не буде зайвим аналогічним рахунок складений українською мовою. Бувають випадки створення україномовного рахунку-фактури, але тоді не потрібно забувати про нотаріальне оформлення перекладу. Таким чином, документ складений двома мовами є особливою умовою ведення зовнішньо-господарської діяльності.

6. Згадайте про валюту оплати

Аналогічно до мови, якою виставляється рахунок, є вимоги і до валюти оплати. Якщо рахунок-фактура створюється для розрахунків на території України, то єдиною валютою оплати може бути українська гривня. Виняток – у договорі зазначено зміна вартості товару або послуг за умови коливання курсу іноземної валюти. При здійсненні зовнішньоекономічної діяльності необхідно зазначати вартість господарської операції в одній з міжнародних валют або валюті країни одержувача, в залежності від умов співпраці.

З умови використання іноземної валюти не буде зайвим вказати валюту розрахункового рахунку для оплати, і для уникнень непорозумінь, затримок та подвійної конвертації краще щоб валюту інвойсу та банківського рахунку співпадали.

7. Додайте примітки про доставку

Звичайно, якщо виписувати рахунок-фактуру для виконання робіт чи надання послуг, то умови доставки будуть трохи не доречними, хоча по аналогії можна зазначити час та дату виконання робіт та послуг відповідно.

Протилежна ситуація з доставкою товарів, умови постачання можна прописувати в договорі –, чи включається до вартості товару, за чий рахунок відбувається доставка та транспорт якої компанії використовується або взагалі покупець самостійно своїм транспортом забирає товар. Якщо ж рахунок виставляється після попередньої усної домовленості – зазначте дані про доставку або самовивіз, це допоможе уникнути непорозумінь між контрагентами та, в разі перевірки, контролюючими органами.

Згадані вище поради – це лише базові рекомендації, які допомагають уникнути основних помилок. Для ефективної роботи та раціонального використання часу все ж таки є перевага комп’ютерних програм та сайтів над старим «ручним» способом створення рахунків.

Використовуючи веб-сайт BitFactura, ви одразу отримуєте:

• швидке створення однотипних рахунків, на підставі вже існуючих, необхідно лише ввести реквізити контрагента(до речі, інформація про клієнта автоматично підтягується при наступній співпраці);
• автоматична нумерація усіх видів документів;
• зручний сервіс друку будь-де;
• можливість додавання бази продукції або послуг, одиниць виміру та вартості.

І це лише мінімальний перелік можливостей, оскільки кожен підприємець зможе використати BitFaktura у своїй діяльності і обов’язково залишиться задоволеним.

Спробуйте і переконайтесь у цьому і Ви!